Как мы всё успеваем?
Это просто топ тема. Целых два опроса показали, что нашим читателям интересно как мы все успеваем. Пора раскрыть наш секрет.
- Как сделать так, чтобы все твои задуманные дела всегда выполнялись. Причем в срок?
- Как при этом сделать так, чтобы еще оставалось время на семью, и отдых.
- Как впихать в 24 часа невпихуемое?
Ответ:
Барабанная дробь…
Никак!
***
Люди успевают только то, что для них важно. А важно для нас не всё.
— Но у меня реально много дел, и все они важные. Ничего не успеваю.
— Это только так кажется.
Среди твоих «выжных дел» наверняка найдется парочка пожирателей времени: соцсети, сериальчики, ютубчики.
Среди твоих «важных дел» наверняка найдется бытовуха, которую можно оптимизировать или делегировать: сходить в магазин, приготовить еды, отвезти детей в садик или школу. Когда можно заказать доставку продуктов или даже готовой еды. А детям заказать такси.
Кроме того, многие сталкиваются с обычной иллюзией. Людям только кажется что они ничего не успевают, когда они просто много ставят себе задач на день. Тут нужно просто не планировать больше трех дел в день. Сутки не резиновые, об этом все забывают.
Да и вообще в голове каша-малаша. Что делать и в каком порядке?
Наша голова как компьютер. Если на компе открыть много программ одновременно, он начинает виснуть и работает медленно. Потому что забивается оперативная память. И первая наша задача – очистить оперативную память. Выгрузить все задачи из головы и составить полный список.
А потом уже распределить этот список на несколько категорий. От чего-то отказаться, что-то поставить на потом. Что-то решить срочно.
Короче, решение простое:
- Выгрузка всех задач из башки.
- Отсечь неважное, а остальное разложить по полкам.
- И херачить!
Как именно это делаем мы? Давай разбирать.
И для этого будем выгружать свою голову и распределять свои дела и задачи, чтобы начать их выполнять.
Я покажу на примере программы Todoist. Ты можешь использовать любую другую удобную для тебя программу для задач, их множество.
Todoist – универсальный сервис. Есть версия для компа и для смартфонов тоже, удобное приложение. Вот так выглядит иконка приложения, можешь скачать на телефон.
Планирование. Это то, с чем я начинаю день и чем заканчиваю. Планирую, анализирую, хвалю и мотивирую сам себя.
Итак, покажу на примере компьютерной версии. Регистрация в мобильном приложении выглядит аналогично.
С компьютера можно работать онлайн, для windows можно скачать приложение на компьютер. Я привык работать онлайн через браузер.
Жмём “Начать бесплатно” и он предлагает выбор: ввести свою почту, продолжить с аккаунтом Гугл и другие варианты.
Я выбираю один из аккаунтов Гугл, а ты поступай как тебе удобно - можно завести отдельную почту или воспользоваться другими вариантами.
Если используешь новый адрес, то пройди в почту и подтверди свой адрес!
Создаём профиль. Пишем имя и жмём «Продолжить».
Проходим небольшой опрос:
И оказываемся внутри. Сейчас нам нужно создать свой проект, где у нас будут все остальные разделы.
Сначала покажу как сделать на компе, дальше будут скрины, как сделать с телефона.
Жмём слева на три полоски.
У нас появляется меню, в нём выбираем «Проекты», наводим мышкой и жмём на +, чтобы добавить проект
Пишем название нашего проекта. Это может быть: Задачи, ToDo, Планирование и т.п. Выбираем формат «Доски», это удобно для дальнейшей работы с задачами.
Пока мы говорим о выгрузке твоей башки, поэтому сделаем первый раздел (список) именно с таким наименованием:
Создание проекта и разделов с телефона в мобильном приложении
Жмём «Добавить проект».
Пишем название проекта, это может быть: Задачи, ToDo, Планирование и т.п. Дальше перелистываем чуть ниже, выбираем формат отображения «Доска».
Всё, у нас создался проект, и мы сразу оказываемся внутри. Тут мы создаем наши разделы (списки)
Напоминаю, что сейчас мы говорим о выгрузке твоей башки, поэтому делаем первый раздел (список) именно с таким наименованием:
Разобрались как создавать проект и разделы (списки) с компьютера или телефона.
Собственно, всё. Можно начинать выгрузку))
Создавать задачи можно сразу здесь, в разделах.
Какие тут могут быть карточки-дела?
Мелкие и большие дела. Выписывай всё!
Твои обязательства, какие-то недоделанные, незаконченные дела. Ты вроде бы забыл, но мозг помнит, держит в оперативе.
Личные дела считаются. Позвонить маме или старому другу. Возможно, нужно извиниться. Ну, представь, когда-то повздорили и разошлись. Важно завершить и такое, потому что мозг перегревается.
Что ещё написать?
- Дела, которые зависли на какой-то стадии. Или то, что давно хочешь сделать, вроде мелочь, но руки не доходят. Может велосипед перебрать, почистить. И так далее.
Это висяки. Их может быть очень и очень много. Они тянут твою энергию. Сдерживают тебя, ставят преграды.
Выгрузи их, держи перед глазами, а не в памяти.
Так же пиши здесь свои желания, хотелки.
- Какие-то большие проекты. В которых нужна подготовка, и много мелких задач. Поэтому ты постоянно откладываешь всё это. То есть будущие дела, грандиозные планы. Вроде покататься на карусели или сделать загран паспорт, чтобы потом сгонять на Шри-Ланку.
В башке нужно поковыряться, подумать. Это может занять много времени, у кого-то два-три часа хватит. Я работал неделю. Представь, неделю вспоминал, писал и писал.
Постарайся создатькак минимум 70 карточек.
Хотя их может быть и 100, и 200.
Как сделаешь, сразу почувствуешь облегчение.
Вспомни как работает компьютер, на котором открыт миллион вкладок, а ещё игра и какие-то доп.программы. Он тупит, подвисает, медленно соображает.
Также работает наш мозг. Незавершённые дела и просто планы грузят его.
Как только закроешь эти вкладки, выведешь их на доску перед глазами — реально почувствуешь свободу. Это помогает жить легче и самое главное — ты сможешь управлять своими делами эффективно, без перегруза и с самомотивацией.
Как это сделать?
Когда будет готова полная выгрузка башки, тебе нужно классифицировать эти задачи по разным категориям.
Давай рассмотрим какие категории нужны.
Первая категория: БЫСТРЫЕ
То, что можно сделать за полчаса-час. Ну или полдня-день.
Быстрорешаемые задачи.
Создаем новый раздел (список) «Быстрые»
Все карточки и разделы можно легко перетаскивать с места на место. Поэтому смотрим на наши задачи и переносим быстрые в раздел «Быстрые»
Следующая категория: ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ
Те дела, которые способствуют твоему развитию. Очень важные дела, они имеют свой срок. Те задачи, без которых ничего у тебя не будет, не произойдут качественные изменения.
Сюда подойдут и те задачи, которые ты долго откладываешь. Почему это происходит?
Потому, что новая задача это неизвестность. А неизвестность это опасно. Поэтому мозг всегда сопротивляется новому.
Но ты, с помощью программы-задачника, разбей большую задачу на кучу мелких, задай им срок и приоритетность. И тогда точно и вполне быстро их выполнишь.
Как только у дела появляется срок и дедлайн, тебе легче сконцентрироваться и приступить к выполнению.
Создавать новые разделы (списки) мы уже умеем.
Создаем раздел (список) «Срочные и важные». Переносим сюда задачи, которые ведут нас к высоким целям, без чего не можем расти.
Следующая категория: ОЖИДАНИЕ
Есть такие дела и задачи, которые просто ждут какого-то момента. Например, загранпасорт. Его нужно получить. Но я жду когда ФМС даст отмашку. И поэтому задача спокойно висит в колонке ожидания.
То же самое с другой большой задачей “Побывать на Шри-ланке”, к ней я, допустим, жду паспорт и ещё выполнение каких-то более мелких задач.
Создаем раздел (список) «Ожидание» и переносим туда подходящие задачи.
Ещё один важный раздел для разбора башки:
Категория: НЕ АКТУАЛЬНЫЕ
Когда потрудишься и всё выгрузишь, обязательно увидишь, что есть часть задач, от которых можно отказаться. В силу возраста или других обстоятельств.
Например, “Покататься на карусели”.
Создаем раздел (список) «Не актуальные», переносим туда не актуальные задачи.
Когда ты перетаскиваешь карточку в “Не актуальные”, то даёшь сигнал мозгу, что задача решена, её больше нет. И мозг понимает, что надо успокоиться.
Создаем раздел (список) «Сегодня» и переносим в начало проекта
Ну что, после полной разгрузки и сортировки карточек, можно вернуться к началу разделов и создатьконкретный план на сегодня.
Я перетаскиваю карточки из других разделов и дописываю ещё какие-то.
Важная категория «Готово»
Создаем еще один раздел (список) «Готово». Можешь его оставить в конце проекта, можешь перенести в начало ближе к «Сегодня», делай как тебе удобно. У меня эта категория стоит в конце проекта.
Каждый раз, когда задача выполнена, переноси её в столбецГотово, тем самым ты показываешь мозгу, что закрыто ещё сколько-то дел и подкидываешь ему немного эндорфинчиков. Он радуется и радуется вдвойне, когда какая-то колонка, например “Сегодня” полностью освобождается.
Он видит результат, дела делаются.
Все радуются, ты молодец, мозг молодец.
Через такие простые действия ты получаешь дополнительную энергию и мощную мотивацию. Пользуйся!
Каждый день накидываешь новые планы. Но планировать лучше с вечера, чтобы с утра чётко знать, чем будешь заниматься весь день.
Так же можно создавать доп.колонки и сортировать карточки по своему запросу: более мелкое деление или наоборот, более крупное в разделах, но подробное в “Сегодня”.
Может мечты будешь выписывать.
У меня вот есть колонкаРегулярные, те дела, которые я должен сделать раз в месяц или раз в неделю. Скажем, выдать кому-то зарплату, накидать новых заданий или созвониться, встретиться.
Инструмент очень гибкий, подстрой его под себя.
Я абсолютно уверен, что если ты будешь применять этот инструмент в своей постоянной практике, то тебя ждут необычайно высокие результаты.
Потому что управление задачами такой навык, без которого не обходится ни один успешный человек на земле.
Поэтому бери эту штуковину и применяй каждый день.